Как выбрать подрядчика для инвентаризации: 8 вопросов

Передавая инвентаризацию внешней команде, вы прежде всего вручаете ей доверие к результату. Цена у двух предложений может быть одинаковой, но одно закончится за день и даст список расхождений, а другое оставит единственную цифру «посчитали». Поэтому до вопроса о цене задайте восемь вопросов. Ответы покажут, как подрядчик работает на самом деле.

Метод и команда

1. Как считают?

Сканером или вручную, что делают с товаром без кода, перепроверяют ли позиции с расхождением? Хороший ответ простой: товар подтверждается по коду, остальное отмечается по списку, несовпавшие строки пересчитываются второй раз. Если в ответе звучит только «работаем быстро и качественно», повторите конкретный вопрос.

2. Кто именно считает?

Постоянная команда или временные люди, набранные на день пересчёта? Какой инструктаж они получают перед работой, кто руководит группой? На объекте всегда должен быть один человек, который отвечает за результат, иначе при любом вопросе во время пересчёта никто не знает, к кому обратиться. Спросите и это: сколько человек приедет в день пересчёта и за сколько часов они закончат? Ответ должен соответствовать объёму вашего склада.

Формат результата

3. В каком виде передают результат?

Таблица в Excel или PDF, дают ли файл для загрузки в 1С? Попросите образец заранее: достаточно шаблона без данных из настоящего отчёта. В нём учётное количество, посчитанное количество и разница должны стоять в отдельных колонках, тогда бухгалтер сможет работать с отчётом, не переписывая его.

4. Указывают ли причины расхождений?

Одной цифры «недостача 12 штук» мало. В полезном отчёте есть список расхождений, и рядом с каждым крупным стоит пояснение: товар найден в другом месте, другой размер упаковки, документ не закрыт. Список без пояснений вам придётся перепроверять самим.

Порядок работы и ответственность

5. Остановится ли склад?

Может ли подрядчик работать ночью, в выходные или по зонам? Выезжает ли он в филиалы в регионах? Если продажи или отгрузка не должны останавливаться, согласуйте это заранее и запишите в график, какая часть склада и когда закрывается.

6. Как решены ответственность и конфиденциальность?

Счётчики видят названия товаров, остатки и цены. Обязательство не передавать данные третьим лицам пусть будет записано в договоре. Там же должно быть чётко сказано, кто отвечает, если товар пострадает во время пересчёта. Каким бы коротким ни был документ, эти два пункта в нём должны быть.

Цена и повторный пересчёт

7. Из чего складывается цена?

Зависит ли она от числа позиций, площади или часов работы? Есть ли доплата за ночь, выходной день и выезд в регион? Когда расчёт открыт, после начала работ не появляются неожиданные добавки. Например, одно предложение кажется дешёвым, но ночная работа и повторный пересчёт оплачиваются отдельно, другое дороже, но всё включено. Сравнивайте именно итоговые суммы.

8. Что будет, если найдутся расхождения?

Входит ли в цену повторный пересчёт или он оплачивается отдельно? Кто утверждает результат и сколько времени даётся на исправления? Большинство споров возникает именно потому, что этот вопрос не был ясен заранее.

Запишите вопросы и просите ответы письменно. Там, где устно говорят «всё будет», потом обычно теряются подробности.

Тревожные признаки

• На просьбу показать образец отчёта отвечают «потом пришлём».
• Цену называют, не посмотрев объект, одной цифрой: ни числа позиций, ни площади не спрашивают.
• Результат отдают только на бумаге или картинкой, файла, который можно править, нет.
• Подрядчик обещает, что «никаких расхождений не будет». Задача пересчёта в том, чтобы найти расхождения, а не скрыть их.
• Нет чёткого ответа о составе команды и времени работы.

Ни один из этих признаков сам по себе не делает подрядчика плохим, но если два-три встретились вместе, рассмотрите и другие предложения.

Вывод

Выбирая подрядчика, ищите не самую низкую цену, а самые понятные ответы: метод, команда, формат результата, ответственность и правило повторного пересчёта. В StockCheck результат передаётся отчётом в Excel и PDF, при желании с файлом для загрузки в 1С, а остальные условия мы согласуем заранее, при оформлении заказа.