Qoldiqni tuzatish: tasdiqlash oqimi

Sanash tugadi va farq topildi: hisobda 40 dona turibdi, javonda esa 34 ta. Eng xavfli qadam shu paytda boshlanadi: «hisobni javondagi raqamga tenglashtirib qo'yaylik». Tuzatish oddiy tahrir emas, u hujjat: kamomadni hisobdan chiqaradi yoki ortiqchani kirim qiladi, ya'ni pulga ta'sir qiladi. Tasdiqlash oqimi tuzatishni sekinlashtirish uchun emas, xatoni hisobga o'tib ketishdan oldin to'xtatish uchun kerak.

Nega darhol tuzatib bo'lmaydi

Uch sabab bor. Birinchisi, sanashning o'zi xato bo'lishi mumkin: odam adashgan, boshqa qatorni sanagan. Ikkinchisi, xato hisobda bo'lishi mumkin: kirim kiritilmagan, birlik noto'g'ri yozilgan. Tuzatish bunday xatoni yashirib qo'yadi. Uchinchisi, tuzatish kamomadni «yopish» vositasiga aylanishi mumkin. Asosiy xavf shuki, tuzatish sababni ko'mib yuboradi: raqam to'g'rilanadi, ammo kamomad nega paydo bo'lgani noma'lum qoladi.

Oqimning yetti qadami

1. Farq aniqlanadi: sanoq natijasi hisob bilan solishtiriladi.
2. Mustaqil sanovchi pozitsiyani qayta sanaydi.
3. Sabab belgilanadi.
4. Tuzatish taklifi yoziladi: nima, qancha va qaysi hujjat bilan.
5. Summaga qarab mas'ul shaxs tasdiqlaydi yoki rad etadi.
6. Tasdiqlangan tuzatish hisobga o'tkaziladi.
7. Hujjatlar arxivga qo'yiladi.

Misol hisob: hisobda 40 dona, sanalgan 34, bir donaning tannarxi 85 000 so'm. Kamomad 6 dona, ya'ni 510 000 so'm. Aynan shu summa taklifda ko'rinishi kerak, chunki tasdiqlovchi donaga emas, pulga qarab qaror qiladi.

Kim nima qiladi? Sanovchi sanaydi, zona mas'uli qayta sanashni tashkil qiladi, ombor mudiri taklifni yozadi, tasdiqlovchi esa boshqa odam bo'ladi, hisobchi hujjatni o'tkazadi. Taklifni yozgan odam uni o'zi tasdiqlamaydi: ikki juft ko'z ham xatoni, ham suiiste'molni kamaytiradi.

Tasdiqlash uchun dalillar

Taklifga qaror chiqarishga yetadigan ma'lumot ilova qilinadi:

• qayta sanash natijasi va uni kim bajargani;
• surat, agar tovar shikastlangan yoki yaroqsiz bo'lsa;
• oxirgi kunlardagi kirim va chiqimlar tarixi;
• sabab kodi va qisqa izoh.

Namuna yozuv: «Hisob 40, sanoq 34, qayta sanash 34. Sabab: hisobga olinmagan harakat, 6 dona do'konga yuborilgan, nakladnoy topilmadi. Farq minus 6, 510 000 so'm.» Bu yerda muhim fikr bor: sabab hisobga olinmagan harakat bo'lsa, to'g'ri yechim kamomadni hisobdan chiqarish emas, yetishmayotgan hujjatni kiritish. Aks holda do'konga ketgan tovar «yo'qolgan» deb yoziladi, haqiqiy hujjat esa havoda qoladi.

Sabablarni oldindan kelishilgan ro'yxatdan tanlash qulay: sanash xatosi, hisobga olinmagan harakat, birlik yoki qadoq xatosi, shikastlangan tovar, yo'qotish, yetkazib beruvchining kamomadi. Bunday kodlar bilan yil oxirida «eng ko'p takrorlanadigan sabab nima?» degan savolga javob berish oson.

Chegaralar va hisobga o'tkazish

Tasdiqlash darajasi summaga bog'liq. Quyidagi chegaralar faqat namuna, kompaniya ularni o'zi belgilaydi: 300 000 so'mgacha ombor mudiri, 300 000 dan 2 mln so'mgacha mudir va bosh hisobchi, undan ortig'i direktor. Ortiqcha topilgan tovar ham tasdiqlanadi: ortiqcha ko'pincha ko'rinmay qolgan kirim yoki boshqa pozitsiya bilan almashib ketgan tovar belgisi. Mayda farqlar uchun soddalashtirilgan yo'l ham bo'lishi mumkin: masalan, 50 000 so'mgacha bo'lgan farqni zona mas'uli tasdiqlaydi, lekin sabab baribir yoziladi.

Hisobga o'tkazishda bir nozik joy bor: tuzatishni «oxirgi qoldiq 34» deb emas, «farq minus 6» deb kiriting. Sanash va tasdiqlash orasida tovar harakati davom etadi va oxirgi raqam eskirib qoladi, farq esa sanoq sanasiga bog'liq holda to'g'ri bo'lib qoladi. Tasdiqlash uchun muddat belgilang, masalan uch ish kuni, aks holda takliflar to'planib qoladi. Rad etilgan taklif izoh bilan qayta tekshiruvga qaytadi.

Odatiy xatolar

• Sanovchi hisobdagi qoldiqni o'zi o'zgartiradi.
• «Tasdiqlandi» degan gap chatga yozib qo'yiladi va hujjatda iz qolmaydi.
• Barcha farqlar bitta umumiy hisobdan chiqarish hujjatiga yig'iladi, tafsilotsiz.
• Tuzatish tasdiqlangan, ammo sabab yozilmagan.
• Muddat yo'q, shuning uchun eski takliflar oylar davomida osilib qoladi.

Xulosa

Tuzatishni tasdiqlash oqimi sekinlik emas, ishonch: har bir o'zgarish dalil, sabab va javobgar shaxs bilan keladi. Farqlarni qayta tekshirishga va sabablarini aniqlashga resurs yetmasa, StockCheck jamoasi pozitsiyalarni qayta sanab, ro'yxatni topshiradi, tasdiqlash qarorini esa siz qabul qilasiz.