Склад с товаром нескольких владельцев: как провести пересчёт
Товар на ответственном хранении, на консигнации и чужой товар считают отдельно, оформляют отдельным отчётом и согласуют с владельцем.
На многих складах лежит не только ваш товар. На сданной в аренду площади стоит продукция другой компании, есть груз на ответственном хранении, товар, принятый на консигнацию, оплаченный клиентом, но не забранный заказ. Если при пересчёте не отделить всё это от своего, пострадают два учёта: ваш и тот, что вы ведёте перед владельцем. Ниже о том, как организовать пересчёт на таком складе.
Заранее определить, чей товар
Перед пересчётом разделите весь товар на складе по владельцам. Обычно встречаются четыре категории:
- Собственный товар. Владелец и ответственный вы сами.
- Товар на ответственном хранении. Другая компания передала товар на ваш склад, вы его храните и ведёте его учёт.
- Консигнационный товар. Он принят для продажи, но до продажи владелец не меняется.
- Заказанный и оплаченный, но не забранный товар. В вашем учёте он может не числиться, но физически лежит на складе.
Добавьте в список по учёту колонку «владелец». Тогда счётчик видит, кому принадлежит каждая позиция, а результат легко разделить по владельцам с помощью фильтра. Запросите у каждого владельца перед пересчётом список остатков по его данным и сверьте со своим: иногда данные владельца отличаются от вашего учёта, и лучше выяснить это заранее.
Считать отдельно, отчитываться отдельно
Каждому владельцу дайте его собственный отчёт. Владелец должен видеть остаток своего товара, а не данные других владельцев. Это вопрос защиты коммерческой тайны, поэтому после пересчёта разделите отчёты по владельцам.
Если владелец хочет, он может прислать на пересчёт своего представителя. Обычно это снижает число споров: владелец видит процесс своими глазами и подтверждает результат на месте. Если представитель приедет, заранее согласуйте порядок его допуска и то, что ему можно делать во время пересчёта.
Риск смешанного размещения
Самый большой риск: на одном стеллаже или в одной ячейке стоят товары нескольких владельцев, один артикул числится у двух владельцев. Например, продукция одного вида принадлежит и вам, и клиенту, а коробки одинаковые. Счётчик находит общее число, но не может определить, чьё это. Допустим, на одном стеллаже стоят 40 штук вашего товара и 100 штук товара клиента, а счётчик нашёл 138. Если владелец не указан, расхождение составит недостачу в 2 штуки, но чья это недостача, неизвестно.
Лучшее решение — отдельная зона и отдельный цвет этикетки для каждого владельца. Если смешанное размещение сохраняется, в списке пересчёта нужно записывать и владельца: в одной ячейке две строки, два разных владельца. Иначе при появлении расхождения непонятно, на кого его отнести.
Договорённости с владельцем
В договоре или отдельном соглашении должно быть записано:
- Когда и как часто проводится пересчёт.
- Имеет ли владелец право участвовать в пересчёте.
- В каком виде и в какой срок передаётся результат.
- Что происходит при недостаче или излишке.
- Есть ли норма естественной убыли (например, для сушёной продукции или россыпного товара) и каков её размер.
Без этих пунктов при расхождении каждая сторона понимает ситуацию по-своему, а спор обходится дороже самого пересчёта.
Срез, документы и расхождения
Для каждого владельца нужен свой срез. Один владелец сегодня забрал товар, другой привёз новую партию: их документы не должны смешиваться. Накануне пересчёта согласуйте с каждым владельцем вывоз и приёмку, а во время пересчёта остановите эти операции. Вывезенный, но не оформленный документом товар и здесь самый частый источник расхождений.
Если найдено расхождение, сначала определите, чей это товар, затем выясните ответственность по договору. Решают письменные доказательства: список пересчёта, строка расхождения, при необходимости фотография места и отправленное владельцу сообщение. Передайте результат владельцу вовремя и дайте срок на исправление. Может найтись и излишек: если владелец неизвестен, держите его в отдельной зоне, пока владелец не определится.
Вывод
Главное правило пересчёта на складе с несколькими владельцами: заранее определить, чей товар, считать отдельно и отчитываться отдельно по каждому владельцу. StockCheck на таких складах работает со списком, разделённым по владельцам, и передаёт отчёт каждому владельцу отдельно.