Приёмка результата пересчёта: 7 проверок до подписи

Пересчёт закончен, отчёт у вас в руках, но работа ещё не завершена. Прежде чем подписать отчёт или загрузить его в 1С, нужно выполнить семь проверок со своей стороны. Каждая занимает от десяти до тридцати минут, зато потом избавит от месяцев поисков ответа на вопрос «откуда взялась эта цифра?». Вот эти проверки: полнота, итоговые суммы, выборочный пересчёт, крупнейшие расхождения, пояснения, формат файла и порядок утверждения.

Полнота и итоги

Сначала убедитесь, что число строк в отчёте совпадает со списком по учёту. Непосчитанные позиции должны быть показаны отдельно как «не считалось», а не как «0 штук». Непосчитанная позиция и ноль — не одно и то же: ноль означает «товара нет», а непосчитанная позиция означает «никто не смотрел». Затем проверьте зоны: есть ли в отчёте каждая часть склада?

Потом проверьте итоги вручную. Итог по учёту, итог по факту и итог расхождений должны сходиться: расхождение = факт − учёт. Посмотрите это и в штуках, и в сумах. В Excel достаточно обычной формулы СУММ. Проверьте и знак: недостача и излишек должны обозначаться одинаково, то есть знак не должен меняться где-то в середине столбца.

Ищите и дубли. Если один артикул посчитан в двух зонах и попал в отчёт дважды, итог завышен. Фильтр или команда поиска повторов в Excel находит это за минуту. Посмотрите и обратное: нет ли строк, которые есть в учёте, но отсутствуют в отчёте.

Выборочный пересчёт

Самая надёжная проверка — самим пересчитать на месте 20-30 позиций, то есть провести выборочный пересчёт. Выберите их случайно и в выборку включите вперемешку позиции с расхождением и без. Если ваша цифра совпала с цифрой в отчёте, поверить в остальное легче. Например, если из 30 позиций совпали 29, отчёт надёжен; если совпали 20, попросите подрядчика перепроверить всю зону. Выборку должен определять не подрядчик, а вы. Обязательно включите в список дорогой товар, быстро оборачиваемый товар и похожие по названию варианты, потому что ошибки чаще всего именно там. Записывайте проверенные позиции в таблицу с датой и своим именем.

Расхождения и пояснения

Отсортируйте список расхождений по сумме и отдельно разберите десять самых крупных строк. Основная часть недостачи обычно собирается именно там. У каждой строки должно быть пояснение, причём такое, которое можно проверить: если написано «найден в другой ячейке», спросите, в какой, и сходите посмотреть. Такое же внимание уделите излишкам. Излишек часто оказывается следом недостачи по другой позиции: товар записан под неверным артикулом, и две похожие строки компенсируют друг друга. Запись «причина не установлена» тоже допустима, но под ней должно быть указано, что именно проверяли.

Файл и загрузка в 1С

Если кроме отчёта в Excel и PDF вам передали файл для 1С, загрузите его не в рабочую базу, а в копию. Чаще всего встречаются такие неполадки: длинный штрихкод превращается в Excel в «4,6E+12»; артикул с нулём в начале теряет нуль; единица измерения (коробка или штука) не совпадает с учётной; кодировка сбивается, и названия не читаются. Найти и исправить это в копии намного проще, чем чинить рабочую базу. Здесь тоже хватит небольшой пробы: загрузите 20-30 строк и сравните название, количество и единицу измерения с отчётом.

Утверждение и хранение

Приняв отчёт, не спешите проводить корректировки. Сначала определите, кто и с какой даты их утверждает: заведующий складом, бухгалтер и руководитель. Заранее договоритесь и о пороге: например, расхождения ниже небольшой суммы закрываются подписью заведующего, а крупные остаются открытыми, пока их не рассмотрит руководитель. Документ корректировки должен быть датирован днём пересчёта, а не днём передачи отчёта. Исходный файл сохраните без изменений, а исправленную копию записывайте под другим именем, чтобы при следующем пересчёте можно было сравнить обе версии.

Вывод

Приёмка результата — не формальность, а последняя и самая дешёвая точка контроля пересчёта. Полнота, итоги, выборочный пересчёт и пояснения занимают меньше часа, зато не дают ошибке попасть в учёт. StockCheck передаёт отчёт со списком расхождений и готов вместе с вами перепроверить выбранные вами позиции.