Как читать отчёт о расхождениях

Подсчёт закончен, на экране или в Excel таблица на сотни строк. Многие пытаются читать её от начала до конца и устают. На деле отчёт о расхождениях прост: вы сравниваете два числа и смотрите на разрыв между ними. Главная работа в том, чтобы читать его в правильном порядке: на что смотреть сначала, что отложить и какой цифре не доверять.

Основные колонки

Почти в любом отчёте о расхождениях встречаются одни и те же колонки:

• Артикул и название. О каком товаре идёт речь.
• По учёту. Остаток в программе или в Excel, то есть сколько товара должно быть.
• Посчитано. Количество, фактически пересчитанное на складе.
• Разница. Посчитано минус по учёту.
• Сумма разницы. Разница, умноженная на себестоимость, в сумах.
• Комментарий. В некоторых отчётах есть и эта колонка: считающий или ответственный записывает здесь причину расхождения.

Последняя колонка важнее всех, потому что «5 штук» для двух разных товаров означают совершенно разное: один стоит 2000 сумов, другой 2 миллиона.

Что означают минус и плюс

Если разница отрицательная, товара меньше, чем по учёту: это недостача. Если положительная, товара больше, чем по учёту: это излишек. Например, по учёту 120 мешков муки, посчитано 112, разница минус 8. При себестоимости мешка 9000 сумов недостача составляет 72 000 сумов.

Излишек такая же проблема, как недостача. Он сообщает, что товар принят, но не внесён в документы, или что он перепутан с другим товаром.

С какой строки начинать

Сортируйте отчёт не по количеству, а по стоимости. Пусть самые крупные суммы расхождений окажутся вверху. Обычно несколько крупных позиций дают большую часть общих потерь, а остальные сотни строк содержат мелкие расхождения.

1. В первую очередь посмотрите 10–20 самых крупных расхождений и пересчитайте их.
2. Затем поищите ошибки единиц измерения: штуки и коробки, килограммы и граммы.
3. Мелкие расхождения рассматривайте группами: чаще всего они появляются из-за округления или погрешности весов.

Чистая разница может обманывать

Внизу отчёта обычно стоит общая цифра, например минус 80 000 сумов. Она выглядит небольшой, но нужно проверить, что внутри. Допустим, недостачи в сумме дают минус 500 000 сумов, а излишки плюс 420 000 сумов. Чистая разница мала, но общий оборот с обеих сторон составляет 920 000 сумов. Это говорит о том, что товары перепутаны: товар A лежит на полке товара B, и оба выглядят ошибочными. Даже при малой чистой разнице процесс может быть неупорядоченным. Поэтому смотрите на три цифры отдельно: общая недостача, общий излишек и чистый итог.

В верхней части отчёта часто стоит процент точности: число позиций без расхождений делится на общее число позиций. Например, из 2000 позиций у 1840 расхождения нет, значит, точность 92 процента. Эта цифра показывает общее состояние процесса, но ничего не говорит о денежных потерях: среди оставшихся 8 процентов может скрываться самый дорогой товар.

Поиск причин

Расхождение само не показывает виноватого, оно лишь подсказывает, куда смотреть. Быстрый ответ обычно дают такие вопросы:

• Была ли во время подсчёта приёмка или отгрузка, и внесены ли документы?
• Не лежит ли позиция в другом месте, в другой ячейке?
• Верна ли единица упаковки: сколько штук в одной коробке?
• Не отнесён ли товар как возвратный или повреждённый?
• Возможна ли ошибка считающего: даёт ли повторный подсчёт то же число?

Пока причина не найдена, не вносите корректировку в учёт. Если «выровнять» число, проблема спрячется и в следующий раз появится снова.

Если одно и то же расхождение повторяется в двух подсчётах подряд, это не случайность. Нужно искать системную причину: неверную единицу измерения, дважды внесённый документ или товар, который всегда путают в одном и том же месте.

Вывод

Отчёт о расхождениях нужен не для чтения всех строк, а чтобы смотреть в нужное место. Сортируйте по стоимости, проверяйте знаки и единицы, смотрите недостачи и излишки отдельно от чистой разницы и не корректируйте, пока не найдена причина. Если на анализ результата нет времени, команда StockCheck передаёт список расхождений вместе с причинами в Excel и PDF.