Безопасность данных: на что обратить внимание
Безопасность данных: надёжный пароль, отдельная учётная запись и отключение доступа ушедшим сотрудникам — простые правила защиты списка товаров, остатков и цен.
Список товаров, остатки и закупочные цены — коммерческая информация. Если она попадёт к конкуренту, поставщику или постороннему, откроются условия торговли, наценка и даже слабые места склада. Чаще всего данные уходят не из-за серьёзной атаки, а по простым причинам: потерянный телефон, общий пароль, файл в Telegram-группе. Ниже правила, которые при минимуме усилий дают большую защиту.
Что нужно защищать
Список защищаемого длиннее, чем кажется:
- список товаров и остатки;
- закупочные цены и названия поставщиков;
- суммы недостач и расхождений: они показывают слабые места склада;
- список сотрудников и их права доступа.
Для каждой информации хватит одного вопроса: кто должен это видеть? Кому видеть не обязательно, тот видеть не должен.
Учётная запись и пароль
Заранее согласуйте с сотрудниками письменные правила: данные подсчёта используются только для подсчёта, не передаются третьим лицам и не фотографируются. Это не бюрократия, а простой лист, который потом предотвращает споры. Правила для учётных записей и паролей такие:
- Заводите каждому сотруднику отдельную учётную запись. При общем логине не видно, кто что сделал, а пароль сам по себе расходится по всем.
- Пароль должен быть длинным: двенадцать и более символов. Фраза из нескольких случайных слов лучше сложного пароля из восьми знаков и легче запоминается. Не повторяйте пароль, использованный где-то ещё.
- Если есть двухэтапное подтверждение (SMS или код в приложении), включите его: даже при утечке пароля запись останется защищённой.
- Не пишите пароль на стикере и не клейте его на монитор или стену подсобки. Менеджер паролей безопаснее.
- Раз в квартал проверяйте, чьи учётные записи активны: отключить неиспользуемые записи — самая дешёвая мера безопасности.
- В день ухода сотрудника отключайте его учётную запись. Доступ разовых помощников и внешней команды тоже закрывайте сразу после подсчёта.
Телефон и планшет
Устройство для подсчёта на складе падает, теряется и переходит из рук в руки, поэтому защищать нужно и само устройство. На многих современных телефонах при включённой блокировке экрана память хранится в зашифрованном виде, и нашедший не сможет прочитать содержимое. Без блокировки эта защита фактически не работает. Поэтому:
- включите блокировку экрана (PIN, отпечаток пальца) и поставьте автоблокировку на одну-две минуты;
- обновляйте систему и приложения, потому что обновления закрывают дыры в безопасности;
- устанавливайте приложения только из официального магазина;
- давайте приложению только нужные разрешения: камера нужна, контакты и микрофон обычно нет;
- заранее включите функцию «Найти устройство», чтобы потерянный телефон можно было заблокировать удалённо;
- на общих складских телефонах сделайте правилом вход в начале смены и выход в конце.
Если используются личные телефоны, после подсчёта убедитесь, что на них не осталось данных: выйдите из приложения, удалите скачанные файлы, очистите временные данные. Рабочая информация не должна уходить вместе с сотрудником.
Файлы и их пересылка
Не бросайте список подсчёта и результат в общий чат. Отправляйте нужному человеку лично или используйте папку с ограниченным доступом. Не обменивайтесь данными через открытый Wi-Fi на рынке или в кафе. Следите и за скриншотами: снимок экрана со списком, отправленный в личный чат, — обычный путь утечки. Пропишите это в правилах. В файле для считающих столбец с закупочной ценой не обязателен: удалить лишний столбец — самая простая защита. Старые файлы складывайте в аккуратный архив или удаляйте, чтобы они годами не лежали в истории чатов и почты. Важна и резервная копия: храните файл результата минимум в двух местах, чтобы поломка одного телефона не уничтожила данные.
Если телефон потерян: первый час
- Сразу сообщите руководителю.
- Отключите вход с этой учётной записи и смените пароль.
- Если возможно, найдите телефон удалённо, заблокируйте его или сотрите данные.
- Посмотрите журнал активности: не было ли необычных выгрузок или изменений?
- Запишите случившееся: когда, где, какие данные были на устройстве.
Вывод
Безопасность данных зависит не столько от сложных технологий, сколько от привычек: личная учётная запись, длинный пароль, заблокированный телефон, аккуратная пересылка и быстрая реакция. Если работаете с внешней командой, письменно согласуйте условие о конфиденциальности и заранее определите, кому какие файлы передаются. StockCheck проводит пересчёт командой и передаёт результат в Excel, PDF или файлом для 1С.